Welche Rolle spielt das Onboarding für das Employer Branding?

Das Onboarding ist für neue Mitarbeitende eine sehr intensive Zeit. Sie sammeln zahlreiche Eindrücke und erleben eine Gefühlsachterbahn aus Vorfreude, Tatendrang, aber auch Unsicherheiten. Um ihnen Orientierung zu bieten und bewusst positive Erlebnisse in den ersten gemeinsamen Tagen, Wochen und Monaten zu schaffen, ist eine systematische Einarbeitung Gold wert. Wie wichtig dies für die Arbeitgebermarke eines Unternehmens ist, erzählt uns Meike Jürgensen, Projektmanagerin Employer Branding, im Interview.

Ab wann würden Sie die Personalbeschaffung als erfolgreich betrachten: Wenn eine qualifizierte Kandidatin oder ein passender Kandidat für eine Vakanz gefunden ist? Wenn die Tinte auf dem Arbeitsvertrag getrocknet ist? Oder zu dem Zeitpunkt, an dem ein neues Teammitglied sich fachlich eingearbeitet und sozial integriert hat?

Ausreichend Bewerbende zu haben und darunter das passende Talent zu finden, weist sicherlich schon auf gute Recruiting-Arbeit hin. Top-KandidatInnen zu gewinnen und langfristig zu begeistern, ist jedoch noch wichtiger. Meike Jürgensen, Projektmanagerin Employer Branding bei WESTPRESS, weiß: Mitarbeitergewinnung und Mitarbeiterbindung gehen Hand in Hand. Im besten Fall sind die Übergänge fließend, wenn das HR-Management funktioniert.

Ein gutes Onboarding spielt dabei eine zentrale Rolle. Dafür sensibilisiert Meike KundInnen, beispielsweise in Workshops. Im Interview greift sie für uns einige wesentliche Aspekte heraus.

Liebe Meike, erklärst du uns zu Anfang den Zusammenhang von Onboarding, Recruiting und Employer Branding?

Bereits im Recruiting und über die externe Kommunikation der Arbeitgebermarke werden bei (potenziellen) Bewerbenden bestimmte Erwartungshaltungen geschaffen, z. B. an die Unternehmenskultur, das Arbeitsumfeld und die Aufgaben. Entscheiden sich KandidatInnen für einen Arbeitgeber, gilt es, diese Erwartungen im Onboarding zu erfüllen oder gar zu übertreffen. Um Zufriedenheit oder Begeisterung hervorzurufen und die Arbeitgebermarke zu stärken.

Gelingt dies nicht, werden sich neue Mitarbeitende schnell wieder nach anderen Arbeitgebern umsehen. Beide Prozesse müssen also eng aufeinander abgestimmt werden. Ein gut strukturierter und umgesetzter Onboarding-Prozess kann außerdem schon früh zu einer hohen Identifikation mit dem Arbeitgeber führen und dafür sorgen, dass sich neue Mitarbeitende zu FürsprecherInnen und folgend MarkenbotschafterInnen entwickeln.

Welche Vorteile siehst du in einem systematischen Onboarding?

Da kann ich direkt einige auflisten, wenn du möchtest 😊 Zum besseren Verständnis möchte ich noch eines vorwegschicken:

Zentrale Aufgabe des Onboardings sollte es sein, eine optimale Passung zwischen den fachlichen sowie sozialen Kompetenzen der neuen Mitarbeitenden und den Anforderungen eines Unternehmens sowie der entsprechenden Positionen herbeizuführen.

Ein systematisches Onboarding sorgt beispielsweise dafür, dass

• neue Mitarbeitende schneller die volle Leistungsfähigkeit entfalten können, da sie sich wohlfühlen, sich mit der Unternehmenskultur identifizieren, positive Beziehungen aufbauen und fachlich gut eingearbeitet werden.
• neue Teammitglieder frühzeitig an das Unternehmen gebunden werden.
• Frühfluktuation und die daraus resultierenden Kosten für Neueinstellung reduziert werden.
• das Arbeitgeberimage durch zufriedene Mitarbeitende, die von ihren positiven Erfahrungen berichten, gestärkt wird.

Idealerweise gibt es einen (größtenteils) standardisierten Prozess im ganzen Unternehmen. Damit dieser Prozess kontinuierlich evaluiert und verbessert werden kann. Zudem sollte es klar abgegrenzte Verantwortungsbereiche geben.

Wann startet ein Onboarding-Prozess eigentlich und wann endet die Zeit des Onboardings?

Weitverbreiteter Trugschluss ist, dass das Onboarding erst mit dem ersten Arbeitstag startet. Es beginnt deutlich eher. Im Grunde mit der Unterzeichnung des Arbeitsvertrags und endet mit dem Ablauf der Probezeit. Ich unterteile den Prozess üblicherweise in drei Phasen.

1. Preboarding: Das ist der Zeitraum zwischen der Vertragsunterzeichnung und dem ersten Arbeitstag. Hier geht es darum, mit neuen Mitarbeitenden in Kontakt zu bleiben. Sie mit Informationen zum Unternehmen zu versorgen, sich schon vorab mit ihnen zu vernetzen (z. B. via XING, LinkedIn) und sie ggf. in Teamevents zu integrieren. Vergessen wir nicht: Noch besteht die Chance, dass die KandidatInnen sich weiterhin nach anderen Jobs umschauen und einen anderen Arbeitgeber wählen.
   Im Preboarding geht es zudem darum, alle Vorkehrungen und Vorbereitungen zu treffen, um den neuen KollegInnen einen reibungslosen Start zu ermöglichen. Hierzu zählt beispielsweise die vollständige Einrichtung des Arbeitsplatzes.
2. Orientierungsphase: Dazu dient die erste Arbeitswoche. Neue Mitarbeitende lernen das Team kennen und die fachliche Einarbeitung startet, z. B. anhand eines Einarbeitungsplans. Zur sozialen Integration sollten neuen KollegInnen Teammitglieder oder Paten zur Seite gestellt werden. Erste Mitarbeitergespräche identifizieren und managen Wünsche sowie Erwartungen.
3. Integrationsphase: In der dritten Phase des Onboardings stellt sich heraus, inwiefern die fachlichen und sozialen Kompetenzen der neuen Mitarbeitenden mit den Anforderungen der Positionen übereinstimmen. Essenziell hierfür sind regelmäßige Mitarbeitergespräche und die Integration mithilfe des Teams. Abgeschlossen wird die Integrationsphase mit der Übernahmeentscheidung am Ende der Probezeit und bestenfalls mit der Evaluation des Onboarding-Prozesses.

Du hattest zuvor schon kurz das Thema Verantwortlichkeit angesprochen. Wer ist für das Thema Onboarding bestenfalls zuständig?

Ich sehe die Entwicklung eines strategischen Onboarding-Prozesses als Aufgabe der Personalabteilung bzw. des HR-Managements. Hier sollten die Rahmenbedingungen definiert und administrative und abteilungsübergreifende Maßnahmen entwickelt werden. Die fachliche Einarbeitung liegt in der Verantwortung der Führungskräfte. Das Team und die Paten bzw. Mentoren helfen bei der sozialen Integration und können einzelne Aufgaben der fachlichen Einarbeitung übernehmen.

Gib uns bitte ein paar Tipps: Welche Maßnahmen können im Zuge des Onboardings als Empfehlung ausgesprochen werden?

Zur Vorbereitung des ersten Arbeitstages bietet sich beispielsweise eine Willkommensmail an, in der zum Ausdruck gebracht wird, dass sich das Team schon sehr freut, die Verstärkung kennenzulernen.

Hier können außerdem erste Informationen zum ersten Arbeitstag genannt werden:

• Wann und wo finde ich mich ein?
• Wer ist meine Ansprechperson?
• Wie sieht der Tagesablauf voraussichtlich aus?

Zusätzlich ist ein kleines Willkommenspaket eine sehr schöne Aufmerksamkeit, das neue Mitarbeitende bereits im Vorfeld oder am ersten Arbeitstag erhalten. Unverzichtbar ist m. E. die persönliche Unterstützung durch einen direkten Ansprechpartner bzw. eine Ansprechpartnerin. Das können, wie zuvor genannt, beispielsweise Paten sein, die sogenannten „Onboardees“ mit Rat und Tat zur Seite stehen. Das nimmt Unsicherheiten zu Anfang und lebt den Gedanken eines herzlichen Willkommens.

Zum Ende des Onboarding-Prozesses sollte eine gemeinsame Evaluation anstehen: Was lief gut und was ist verbesserungswürdig? Das Feedback der KollegInnen hilft enorm, den Prozess nachhaltig zu verbessern.

Nun haben in den vergangenen Monaten viele Talente ihren neuen Job im Homeoffice begonnen. Das Onboarding musste virtuell erfolgen. Worauf kommt es beim Remote Onboarding ganz besonders an?

Neue KollegInnen sollten so häufig es geht, miteinbezogen werden. Ein intensiver Austausch mit dem Team und weiteren relevanten Schnittstellen ist wichtig. Gemeinsame Online-Meetings oder Videochats, die auch zum persönlichen Austausch dienen, sind empfehlenswert.

Aufgaben wahrnehmen, vielleicht sogar schon selbstständig Tätigkeiten absolvieren und involviert werden, gibt neuen Teammitgliedern ein gutes Gefühl. Leerlauf oder sogar Langeweile sollten unbedingt vermieden werden. Genauso sollten neue KollegInnen nicht überfrachtet oder überfordert werden. Das kann in einem Einarbeitungsplan gut berücksichtigt werden. Übrigens nicht nur remote.

Liebe Meike, an dieser Stelle erst einmal vielen Dank für deine Insights!

Interview-Partnerin: Tina Schwarze