Was bedeutet die DSGVO für Stellenanzeigen?
Huch – da ist die die DSGVO am 25. Mai auch schon in Kraft getreten. Die Datenschutz-Grundverordnung war zwar schon lange zuvor angekündigt, dennoch hält sie noch einige Personaler in Atem. Was ist im Zuge der DSGVO erlaubt? Was muss unbedingt vermieden werden? Das betrachten wir heute in einem kurzen Überblick an dieser Stelle.
Welche Relevanz hat die DSGVO für HRler und Bewerber?
Was die Datenschutz-Grundverordnung ist, sagt sie bereits grob durch ihren Namen. Sie soll zum allgemeinen Datenschutz innerhalb der Europäischen Union beitragen. Und zwar online wie offline. Letzteres vergessen viele gerne. Insbesondere Online gehen viele Nutzer (zu) offen mit ihren Daten um. Unternehmen (übrigens nicht nur Facebook und Google) nehmen dies dankbar an. Denn Daten sind heute unglaublich kostbar – vor allem für werbliche sowie analytische Zecke.
Natürlich können wir nicht im Detail die DSGVO beleuchten. Und selbstverständlich maßen wir es uns nicht an, eine Rechtsberatung ersetzen zu können. Dennoch sollen unsere Tipps dazu dienen, ein paar grundlegende Dinge in Bezug auf Stellenausschreibungen zu beachten. Denn die Vereinheitlichung der Regeln zur Verarbeitung personenbezogener Daten schließt Bewerberdaten mit ein. Auch für Daten, die im Recruiting-Prozess erhoben werden, gilt der Schutz und eine besondere Dokumentationspflicht.
Was muss im Zuge der DSGVO bei Stellenanzeigen beachtet werden?
Vereinfacht gesagt: Transparenz. Überall, wo personenbezogene Daten erfasst werden, sind Bewerber über den Umgang und den Zweck zu informieren. Wenn also derartige Daten gespeichert werden, ist vorab eine explizite Einwilligung einzuholen. Nun drängt sich unweigerlich der Gedanke auf, dass ein Kandidat durch das Absenden der Bewerbung bereits zugestimmt hat. Schließlich hat er sich selbst und damit aktiv beworben. Das genügt in der Form jedoch nicht.
Denn zu diesem Zeitpunkt ist noch keine explizite Einwilligung erfolgt. Selbst das Einfügen eines hinweisenden Passus, zum Beispiel „Durch das Absenden der Bewerbung erklären Sie sich einverstanden, dass …“, ist unzureichend. Der Kandidat sollte im besten Fall seine Zustimmung durch eine Checkbox oder einen Button geben dürfen. Ohne diese Betätigung darf keine Übertragung der Daten erfolgen.
Bewerbungsformular statt E-Mail-Adresse in Stellenanzeige verwenden
Bislang war es gang und gäbe, eine E-Mail-Adresse als Bewerbungsmöglichkeit anzugeben. Dieser Weg muss im Zuge der DSGVO definitiv überdacht werden. Denn hier bleibt die Zustimmungsoption unberücksichtigt. Hilfreich ist ein Bewerbungsbutton, der den Interessenten direkt zu einem Bewerbungsformular führt, das allen Anforderungen gerecht wird (siehe Beispielansicht h1).
In der Anzeige wird ein Link hinterlegt, der direkt zu einem Bewerbermanagementsystem führt. Der Vorteil: Dem Kandidaten wird eine leicht zugängliche Bewerbungsmöglichkeit zur Verfügung gestellt, die zugleich DSGVO-konform ist. Der HRler findet alle Bewerberdaten an einem Ort dokumentiert und gespeichert. Alle Zugriffsrechte sind klar definiert und das Weiterleiten der Daten, zum Beispiel an den Fachbereich, bleibt jederzeit nachvollziehbar.
DSGVO: Verantwortung und Strafen
Aktuell sollte dies jede Bewerbermanagementsoftware leisten können. Prüfen Sie dies und setzen sich gegebenenfalls mit Ihrem Anbieter in Kontakt. Vergessen Sie dabei nicht: Sie sind für die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung verantwortlich – nicht der Softwareanbieter. Die Strafen sind empfindlich hoch. Für gravierende Verstöße drohen Bußgelder von bis zu auf 20 Millionen Euro oder vier Prozent des weltweit erzielten Vorjahresumsatzes.
Autorin: Tina Schwarze
Titelbild: pixabay.com: © TheDigitalArtist
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