Unterstützung im Recruiting: Was bringen HR-Software-Lösungen?
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Im Arbeitnehmermarkt ist die Personalgewinnung unweigerlich anspruchsvoller. Unternehmen müssen mit allen Kräften um die Gunst der Fach-/Arbeitskräfte werben. Grundsätzlich sind zwar immer mehr Personen bereit, ihren Job zu wechseln, aber nicht alle sind schon auf der Suche. Sie müssen gefunden und begeistert werden.
Die Herausforderungen, die Personaler*innen bzw. Recruiter*innen stemmen müssen, nehmen demgemäß zu. Wer Talente für sich erfolgreich gewinnen möchte, muss kandidatenorientiert, professionell und möglichst binnen kurzer Zeit agieren können. Sonst entscheiden sich Kandidat*innen für andere Arbeitgeber.
Was sollen HRler*innen noch alles leisten?
Funktioniert erfolgreiche Personalarbeit nur noch nach dem Motto „schneller, höher, weiter“? Wer kann in dem Wettbewerb bestehen und auf Dauer mithalten? Die Antwort: All jene, die an den richtigen Stellen für Entlastung sorgen und sich damit in der Personalarbeit für das Raum schaffen, wo das Miteinander, von Mensch zu Mensch, nicht fehlen darf.
Wer sich Unterstützung genehmigt, Prozesse automatisiert, Verantwortung abgibt, zeigt keine Schwäche, sondern gewinnt Stärke. Indem Ressourcen sinnvoll eingesetzt werden und die eigene Arbeit um die Kompetenz von Spezialist*innen erweitert wird. So lassen sich gemeinsam Lösungen für Aufgabenstellungen finden, die über die eigenen Ressourcen nicht – ausreichend oder auf Dauer – abzubilden sind.
Entlastung durch klare Prozesse und HR-Software-Lösungen
Nun ist das Recruiting in Organisationen nicht per se gleich organisiert. Die Zuständigkeiten, Aufgaben und Aufwände variieren: Mal sind es Assistenzen, mal Geschäftsleitungen, mal Vertreter*innen aus den Fachbereichen, mal spezialisierte Teams, die mit der Mitarbeitergewinnung betraut sind. Was sie eint: Sie wünschen sich qualitativ hochwertige Bewerbungen, qualifizierte Talente und letztlich die passende Besetzung für die Position.
So unterschiedlich die Zuständigkeiten und Prozesse aber auch sein mögen, wer schneller und effizienter arbeiten möchte, dem ist die Digitalisierung des Recruitings ans Herz gelegt. Diverse HR-Software-Lösungen sind eigens entwickelt, um elementare Abläufe des Recruiting-Prozesses zu vereinfachen und auf Wunsch zu automatisieren. Dazu gehören beispielsweise
- Bewerbermanagementsysteme
- Multiposting-Lösungen
- Candidate Relationship Management Software
- Onboarding Software
Welche Lösungen unterstützen am besten?
Durchlaufen wir einmal gemeinsam elementare Steps des Recruiting-Prozesses und schauen uns an, wie Agenturen und Recruiting-Technologien sinnvoll zum Einsatz kommen können.
Stellenbedarf / Planung
Erfolgreiches Recruiting beginnt, indem ein Stellenbedarf frühzeitig erkannt und kommuniziert wird. Dafür sollten die Schnittstellen im Unternehmen stimmen: Stellenverantwortliche stehen am besten im direkten Austausch. So kann der Fachbereich wichtige Impulse an die Personalabteilung geben. Fragen Sie Kolleg*innen aus dem Bereich beispielsweise nach persönlichen Erfahrungen und Einschätzungen: Was ist ihnen im Job wichtig? Welche Infos würden sie sich wünschen? Über welche Medien/Kanäle sind sie erreichbar? Klären Sie auch: Was wird vom gesuchten Talent konkret erwartet? All das sollte folgend in die Kommunikation einfließen, z. B. in die Stellenausschreibung, in die Medienauswahl, in die Planung von Kampagnen oder in die Gespräche mit Bewerbenden.
Wichtig ist hier, dass allen Beteiligten direkt zu Anfang klar ist – seien es Vertreter*innen aus den Fachbereichen, aus div. Gremien, Personaler*innen oder Entscheider*innen: Nur wenn Hand in Hand gearbeitet wird, kann die Suche erfolgreich vonstattengehen. Die Schnittstelle dafür kann ein Bewerbermanagementsystem bilden: angefangen bei der Stellenbedarfsmeldung bis hin zur fortführenden Abstimmung.
Stellenausschreibung
Schon vor der geplanten Insertion beginnt die Arbeit an der Stellenanzeige. Es braucht ein klar verständliches Stellenprofil, einen ansprechenden Stellenanzeigentext und natürlich auch ein aufmerksamkeitsstarkes Anzeigenlayout. Bedenken Sie, dass Sie unmittelbar im Wettbewerb stehen. Eine rundum überzeugende Stellenausschreibung ist Pflicht. (Tipps, wie das gelingen kann, finden Sie hier im Blog.)
Zum einen können Sie sich den Rat und die Unterstützung von spezialisierten Agenturen einholen. Diese erstellen auf die Zielgruppe zugeschnittene Stellenanzeigen und bereiten sie optimal für die gewünschte Veröffentlichung vor. Zum anderen können Multiposting-Lösungen unterstützen. Hier können Vorlagen für Stellenanzeigen ausgewählt oder auf das Unternehmen zugeschnitten hinterlegt werden. On top gibt es bei einigen Systemen Empfehlungen für Textoptimierungen. Derart lässt sich jede Stellenausschreibung spielend leicht vorbereiten.
Veröffentlichung der Vakanz
Hier lautet die zentrale Frage: Wo erreiche ich passende Kandidat*innen am besten? Über welche Kanäle informieren sich die Talente über Jobs? Vergessen Sie dabei nicht den großen Anteil an Personen, die wechselwillig, aber nicht aktiv auf der Suche nach einem neuen Job sind. In diesem Fall sollten Sie Ihr Jobangebot in einem Umfeld platzieren, das von Talenten genutzt wird, um sich generell über Neuigkeiten zu informieren. Das können beispielsweise branchenspezifische Foren oder Plattformen sein. Oder Business-Netzwerke, wie LinkedIn und Xing, beziehungsweise soziale Netzwerke, u. a. Instagram und Facebook.
Bei der Medienauswahl und der Veröffentlichung Ihrer Stellenausschreibung können Sie sich zum Beispiel auf die Expertise spezialisierter Agenturen verlassen. Diese können Sie ebenfalls über ergänzende Möglichkeiten aufklären: Macht beispielsweise eine Kampagne Sinn, wenn Sie perspektivisch mehr Talente für den Bereich suchen? Durch die engen Kontakte der Agenturen zu Verlagen und Plattformbetreibern profitieren Sie zudem von Vorteilskonditionen.
Eine Multiposting-Lösung kann in kurzer Zeit die Reichweite Ihrer Stellenanzeige multiplizieren, indem sie auf einer Vielzahl an Jobbörsen, Jobsuchmaschinen und in Netzwerken publiziert wird. Ist das Tool an ein Bewerbermanagementsystem angeschlossen oder integriert, kann das System direkt den Erfolg je Ausschreibung erfassen: Wie viele Klicks gab es auf die Stelle, wie viele auf das Bewerbungsformular und wie viele Bewerbungen konnten generiert werden? Welche Bewerbenden kamen über welchen Kanal? Die Daten lassen sich über das System im Handumdrehen auswerten und gegenüberstellen.
Bewerbung(-smöglichkeit)
Im besten Fall haben Sie mit Ihrer Stellenanzeige und den Informationen zu Ihnen als Arbeitgeber mächtig Eindruck hinterlassen. Das ist die halbe Miete; noch haben sich die Kandidat*innen bei Ihrem Unternehmen nicht beworben. Das werden sie im Zweifel auch nicht, wenn sie mit einem unverhältnismäßig hohen Aufwand im Bewerbungsprozess konfrontiert werden.
Machen Sie es Talenten leicht: Bieten Sie ein kurzes, nutzerfreundliches Bewerbungsformular inklusive Option für den Upload des Lebenslaufes an. Alternativ sollten Bewerbende via XING oder LinkedIn ihre Profildaten für das Unternehmen freigeben können. Ein solches Formular kann über ein Bewerbermanagementsystem auf Ihrer Karriere-Website implementiert werden und damit die Eingabe und das Übermitteln der erforderlichen Angaben sowie Dokumente für Kandidat*innen wesentlich vereinfachen.
Bewerbermanagement / Bewerberadministration
Sie haben etliche Interessent*innen mit Ihrem Jobangebot gewinnen können? Perfekt. Eingehende Bewerbungen – ganz gleich ob via E-Mail, Bewerbungsformular oder auf postalischem Wege – müssen nun erfasst, dokumentiert und miteinander verglichen werden.
Der Einsatz einer Bewerbermanagementsoftware kann die Bewerberadministration wesentlich vereinfachen und übersichtlicher gestalten. Alle Prozesse, etwa die Bewertung der Kandidat*innen, die Abstimmung mit den Fachbereichen oder die Bewerberkommunikation sowie -dokumentation werden über eine Oberfläche abgebildet.
Drehpunkt einer solchen Software ist zumeist ein gut strukturiertes Dashboard. Es liefert den Überblick über die ausgeschriebenen Positionen, eingegangene/offene/weitergeleitete Bewerbungen, Termine und To-dos. Automatisierte Benachrichtigungen, Checklisten, Wiedervorlage- sowie Erinnerungsfunktionen unterstützen das Aufgabenmanagement ideal.
Neben der Arbeitserleichterung für Stellenverantwortliche ist die Zeiteinsparung ein großer Pluspunkt. Durch optimierte Prozesse erhalten Bewerbende deutlich schnellere Rückmeldungen.
Wie finden Sie die passende HR-Software-Lösung bzw. den richtigen Dienstleister?
Sie sehen, die Möglichkeiten der Unterstützung und Entlastung sind da. Mehr noch: Das Angebot ist groß und differenziert. Es gibt zahlreiche HR-Software-Lösungen, die im Umfang und Leistungsangebot variieren.
Ein Ansatz kann sein, sich je nach Bedarf für kombinierte Lösungen zu entscheiden: Einige Bewerbermanagementsysteme haben die Option des Multipostings integriert. Wer sich ein vollumfängliches Leistungspaket wünscht, sollte sich die Bewerbermanagementsysteme inklusive Multiposting-Lösung von Agenturen anschauen. Hier können auch jederzeit Agenturservices ergänzend abgerufen werden.
Ein paar Punkte gilt es bei der Wahl der passenden Recruiting-Technologie bzw. des passenden Dienstleisters grundsätzlich zu beherzigen:
- Definieren und strukturieren Sie Ihren Recruiting-Prozess, bevor Sie starten. So gehen Sie mit einem klaren Bild Ihrer Bedarfe und Wünsche auf die Suche.
- Wägen Sie ab: Möchten Sie eine Software, die Teil der bestehende IT-Systemlandschaft wird und auf den Rechnern installiert ist? Oder favorisieren Sie eine Cloud-basierte Lösung? Das heißt, die Software funktioniert vollständig webbasiert und Installationen entfallen. Die Vorteile: Die Software ist sofort einsatzbereit, der Zugriff ist von jedem Endgerät aus möglich und die Software bleibt durch Updates automatisch auf dem neuesten Stand. Sprechen Sie auf jeden Fall mit Ihrer IT und den Softwareanbietern, was für Sie die beste Variante ist.
- Nehmen Sie sich Zeit, mehrere Anbieter miteinander zu vergleichen. Prüfen Sie mittels Demo-Versionen, Online-Präsentationen oder in Beratungsgesprächen, wie die Angebote / Systeme zu Ihren Anforderungen passen. Schauen Sie sich zusätzlich Rezensionen und Referenzen an. Suchen Sie sich eine Lösung, die flexibel Anpassungen ermöglicht und mit zukünftigen Anforderungen mitwachsen kann.
- Bewerbende vertrauen im Recruiting-Prozess Ihrem Unternehmen persönliche, sensible Daten an. Eine gute Recruiting-Software arbeitet immer DSGVO-konform und unterstützt aktiv beim Schutz der Daten.
- Lernen Sie die Personen kennen, mit denen Sie zukünftig Ihr Recruiting zusammen gestalten. Fühlen Sie sich gut aufgehoben? Wie läuft es mit der Kundenbetreuung und dem Support? Was nützt Ihnen ein externer Partner, der Sie mit dem Produkt oder der Dienstleistung nach Vertragsabschluss „alleine“ lässt und sie nicht weiterhin gut betreut?
Möglicherweise stellen Sie sich jetzt gerade die Frage, wie Sie das auch noch leisten sollen? Prozesse analysieren, Anbieter und Systeme vergleichen, Gespräche mit der IT führen… Wo bleibt da die ersehnte Entlastung? Zugegeben: Ja, es ist noch mal ein kleiner Aufwand – einer, der sich dann schon bald auszahlt.
Wenn Ihnen die Zeit fehlt, sich intensiv(er) mit der Thematik auseinanderzusetzen, sprechen Sie es bei Anbietern offen an. Sie können gemeinsam mit Ihnen die Prozesse durchleuchten, entsprechende Lösung skizzieren und werden Ihnen selbstverständlich ebenso bei der Einrichtung des Systems helfen.
Sollten Sie sich einen Partner wünschen, der Ihnen bei der Suche nach einem geeigneten System hilft, hinterlassen Sie mir gerne einfach eine kurze Notiz. Und natürlich halten wir Sie weiterhin mit unseren Tipps zum Thema Recruiting-Software auf dem Laufenden – z. B. hier im Blog.
Titelbild: Unsplash: © Alireza Zarafshani
Hinweis: Aus Gründen der leichteren Lesbarkeit wird in einzelnen Fällen auf eine geschlechtsspezifische Differenzierung verzichtet. Entsprechende Begriffe gelten im Sinne der Gleichbehandlung für alle Geschlechter.
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