14. September 2021 Keine Kommentare

Der ideale Bewerbungsprozess – für KandidatInnen und RecruiterInnen

Der Bewerbungsprozess ist mit einer der wichtigsten Faktoren, um eine positive Candidate Journey und letztendlich eine hohe Anzahl an Bewerbungen zu generieren. Doch was macht einen guten Bewerbungsprozess aus? Worauf legen KandidatInnen großen Wert? Die wesentlichen Kriterien nebst Hilfestellungen haben wir für Sie in unserem Beitrag zusammengefasst.

    Noch bevor der Bewerbungsprozess startet, muss zwischen Bewerbenden und Arbeitgebern der Funke überspringen. Der Funke, der darüber entscheidet, ob sich jemand bewirbt oder nicht. Dieser Funke überträgt sich beispielsweise durch gute Stellenanzeigen, die etwa durch den Jobtitel, die Tonalität, die Verständlichkeit, die Aussagekraft und den Informationsgehalt bei Jobsuchenden punkten.

    Sie wissen es bestimmt schon 😊 Gute Stellenanzeigen zählen zu unseren Lieblingsthemen und wir möchten eigentlich direkt viel mehr erzählen. Wir halten uns jedoch an dieser Stelle zurück und verweisen auf eine kleine Sammlung von Beiträgen inklusive zahlreicher Tipps im Anschluss an diesen Artikel.

    Ist der Funke übergesprungen, starten Bewerbende mit einer gewissen – bestenfalls positiven – Erwartungshaltung in den Bewerbungsprozess. Einer Erwartungshaltung, der Sie entgegenkommen sollten. Zum einen, um die Wertschätzung gegenüber KandidatInnen zum Ausdruck zu bringen und das Interesse der Bewerbenden aufrecht zu erhalten, zum anderen, um Schäden an Ihrer Arbeitgebermarke zu vermeiden.

    Der Favorit: In wenigen Klicks bewerben

    Ob und wie erfolgreich Bewerbungen generiert werden, hängt entscheidend von der Art und Weise ab, wie sie eingereicht werden können. Die Bewerbung über die Karriere-Website sollte zum Beispiel mit nur wenigen Klicks möglich sein. Ein Registrierungszwang zur Bewerbung oder die Voraussetzung, endlos lange Formulare ausfüllen zu müssen, werden dann schnell zum K.o.-Kriterium.

    Als Maßstab gilt: So einfach wie möglich, so differenziert wie nötig. Je unkomplizierter sich der Bewerbungsweg gestaltet, desto attraktiver wirkt Ihr Unternehmen auf KandidatInnen. Minimieren oder beseitigen Sie deswegen jegliche Hürden, um den Weg zur Kontaktaufnahme inklusive Bewerbung zu ebnen.

    Das Bewerbungsformular: Komfortabel für KandidatInnen

    Mithilfe eines Bewerbermanagementsystems, über das Bewerbungseingänge zentral gesteuert und administriert werden, haben Sie u. a. die Möglichkeit, ein nutzerfreundliches Bewerbungsformular auf Ihrer Karriere-Website zu implementieren. Dieses kann die Eingabe und das Übermitteln der erforderlichen Angaben und Dokumente für KandidatInnen wesentlich vereinfachen.

    Im besten Fall steht ihnen innerhalb eines Bewerbungsformulars ein sogenannter CV-Parser zur Verfügung. Dieser überträgt alle relevanten Informationen aus dem zuvor gewählten Word- oder PDF-Dokument automatisch in das Formular, sodass KandidatInnen sich keine weiteren Mühen beim Ausfüllen von sonstigen (Pflicht-)Feldern machen müssen. In wenigen Klicks ist die Bewerbung abgeschlossen und sofort in Ihrem System hinterlegt.

    Glückwunsch, Sie haben eine Bewerbung erhalten! Doch wie geht es nun weiter?

    Entscheidend für Bewerbende: geringe Wartezeiten

    Lassen Sie eingegangene Bewerbungen nicht lange liegen. Leiten Sie diese auf schnellstem Wege an den Fachbereich bzw. den Hiring Manager oder an die Stellenverantwortlichen weiter, sodass KandidatInnen innerhalb weniger Tage ein erstes Feedback erhalten. Zu lange Wartezeiten enttäuschen Bewerbende und führen dazu, dass sie sich nach einer gewissen Zeit gegen eine Einstellung in Ihrem Unternehmen und für einen anderen Arbeitgeber entscheiden.

    Eine Eingangsbestätigung und Informationen zum weiteren Verfahren sollten sie ohne große Verzögerung erhalten. Hier helfen E-Mail-Vorlagen, die im Handumdrehen (auf Wunsch automatisiert) versendet werden können. Das gilt ebenso für die fortführende Kommunikation – z. B. für Termineinladungen zu Vorstellungsgesprächen.

    Zugegeben; es ist manches Mal eine Gratwanderung, mit automatisierten Antworten und Vorlagen zu arbeiten. Massenbearbeitungs- und Vorlagefunktionen sparen RecruiterInnen Zeit, werden von Bewerbenden jedoch zum Teil als unpersönlich empfunden. Wer Vorlagen für sich individualisiert, z. B. in Bezug auf die Tonalität, wählt einen adäquaten Zwischenweg.

    Technische Unterstützung für einen schnellen und transparenten Bewerbungsprozess

    Kommunikation vereinfachen und Arbeitsprozesse verkürzen, um den Bewerbungsprozess für KandidatInnen und RecruiterInnen zu vereinfachen und angenehm zu gestalten – genau hier liegen die Stärken von Bewerbermanagementsystemen. Darauf sind sie spezialisiert.

    Dreh- und Angelpunkt solcher Systeme ist ein übersichtlich strukturiertes Dashboard. Dieses hält RecruiterInnen auf dem aktuellen Stand und liefert den Überblick über die ausgeschriebenen Stellen, eingegangenen/offenen/weitergeleiteten Bewerbungen, Termine und Aufgaben.

    Diverse Anbieter arbeiten beispielsweise mit einem Ampel-System. Dieses offenbart auf einen Blick, in welchem Bearbeitungsstatus eine Bewerbung ist und ob dies im zeitlich definierten Rahmen liegt. Bei „Grün“ läuft der Workflow optimal. Bei „Rot“ ist die Bearbeitung zeitkritisch oder To-dos wurden versäumt. Die Justierung des Ampel-Systems unter Berücksichtigung der Abhängigkeiten nehmen die Administratoren in der Regel selbst vor, um diese perfekt auf die eigene Vorgehensweise abstimmen zu können.

    Der Vorteil: Bewerbungen werden zeitnah bearbeitet und der Prozess ist zu jedem Zeitpunkt transparent sowie nachvollziehbar. Systemgestützt können für alle Beteiligten verbindliche Fristen je Aufgabe und Vakanz gesetzt und Erinnerungsfunktionen aktiviert werden. Jede Nachricht, die über das System verfasst wird, kann zeitgleich mit einem E-Mail-Reminder versehen werden. Integrierte Messenger bzw. Chatfunktionen begünstigen eine unkomplizierte interne Abstimmung zu einer bestimmten Stelle oder einer Person.

    Schon im Vorfeld bestens aufgestellt

    Um das Optimum aus Ihrem Bewerbungsprozess herauszuholen, muss aber schon die Vorarbeit stimmen. Denn letztlich bewerben sich nur diejenigen, die Sie mit Ihrem Jobangebot erreichen konnten und bei denen der Funke übergesprungen ist (Sie erinnern sich 😊).

    Die Initialzündung leisten Sie mit der Veröffentlichung Ihrer Stellen. Zusätzlich zur Verwaltung der Bewerbungen und der Bewerberkommunikation haben Sie die Möglichkeit, dies direkt aus dem Bewerbermanagementsystem heraus anzustoßen: Ganz gleich, ob es um die Publikation auf der Karriere-Website, in Jobbörsen oder über soziale Netzwerke geht. Via Multiposting haben Sie Ihr Jobangebot gut platziert. Über eine Schnittstelle wird Ihre Stellenanzeige an die entsprechenden Kanäle weitergeleitet, sodass Sie auf verlängerte Kommunikationswege und E-Mail-Korrespondenzen verzichten können.

    Das große Plus: Über das System ist im Anschluss direkt ersichtlich, wie effizient Ihre Stellenschaltung über die ausgewählten Veröffentlichungskanäle war. Zudem lassen sich die KandidatInnen auf direktem Wege gegenüberstellen.

    Ideal in mehrfacher Hinsicht

    Ein guter Bewerbungsprozess kennzeichnet sich dadurch, dass er von KandidatInnen als positiv und wertschätzend wahrgenommen wird. Dies ist die Maxime, an der Sie Ihren Prozess messen und daraufhin optimieren sollten. Ein digitales Bewerbermanagement kann maßgeblich dazu beitragen.

    Es geht aber letztlich um weit mehr als nur um einen Prozess. Es geht um Erwartungen, um Erfahrungen, um Chancen – darum, gemeinsam durchstarten zu wollen. Der Bewerbungsprozess und die Art und Weise, wie er durchlaufen wird, ist somit ausschlaggebend für einen positiven Start in den Job.

    Lassen Sie uns Ihren Bewerbungsprozess gerne gemeinsam unter die Lupe nehmen. Kontaktieren Sie uns einfach und unverbindlich.





    Titelbild: Unsplash: © Avi Richards

    Hinweis: Aus Gründen der leichteren Lesbarkeit wird in einzelnen Fällen auf eine geschlechtsspezifische Differenzierung verzichtet. Entsprechende Begriffe gelten im Sinne der Gleichbehandlung für alle Geschlechter.

    Nina Becker

    ist Ihre Ansprechpartnerin für alle Anfragen rund um das Thema E-Recruiting. Im Blog schreibt sie vorwiegend zu dem Thema E-Recruiting-Lösungen.