Das richtige Bewerbermanagementsystem finden: Die Nadel im Heuhaufen?

Ein gutes Bewerbermanagementsystem muss ein echter Allrounder sein. Es soll Bewerber genauso wie Recruiter, Fachabteilungen und natürlich auch die IT zufriedenstellen. Gar nicht so einfach. Jeder stellt nämlich seine ganz eigenen Anforderungen an eine solche Bewerbermanagement-Software. Gesucht wird quasi ein Management-Tool für alle Fälle. Warum auch nicht? Das ist Ihr gutes Recht.

Alles wird digitalisiert: Fotos, Bücher, Einkaufszettel, Freundschaften und dank verschiedener Bewerbermanagementsystem-Varianten eben auch Recruiting-Prozesse. Das ganze Leben nimmt durch die Digitalisierung mächtig Fahrt auf.

Ein Bewerbermanagementsystem (BMS) muss ent- statt belasten

Die Zeiten als Bewerbungsmappenstapel an gewaltige Bergmassive erinnerten, dürften wohl vorbei sein. Zum einen, weil es an geeigneten Fach- und Führungskräften und an überzeugenden Personalmarketing-Maßnahmen mangelt. Zum anderen, weil viele Unternehmen heute Online-Bewerbungen bevorzugen. Ausnahmen bestätigen natürlich die Regel.

Digitalisierte Informationen lassen sich entschieden einfacher speichern und verarbeiten. Bewerbungen bahnen sich ihren Weg durch verschlungene Ordner-Labyrinthe. Oder sie landen zur vermeintlich anschaulichen Dokumentation in komplexen Excel-Tabellen. Sie schmunzeln? Das ist gar nicht so unüblich, wie Sie denken. Praktikabilität ist Auslegungssache.

Attraktive Softwareangebote versprechen eine effektive und effiziente Bewerberadministration. Damit in Zukunft alles wie am Schnürchen läuft. Das darf man zumindest gemäß Anbieteraussagen glauben. Und entsprechend der zum Teil üppigen Lizenzgebühren erwarten. Die Praxis sieht aber häufig anders aus.

Gerade kleineren und mittelständischen Unternehmen fällt die Suche nach passenden Lösungen nicht leicht. Wo E-Recruiting-Software eigentlich Entlastung schaffen soll, überfrachtet sie mit einem Überangebot an Funktionen. Dabei stellt sich die Frage: Muss sich das ATS („Applicant Tracking System“) dem Recruiting-Prozess anpassen oder andersherum? Ist es wirklich nötig, bewährte Prozesse zugunsten standardisierter Tools auf den Kopf zu stellen?

Das macht Recruiter und Bewerber glücklich

Wolfgang Brickwedde bestimmt regelmäßig die Faktoren, die für Recruiter in puncto BMS besonders wichtig sind. Als Datenbasis diente 2017 eine Befragung von mehr als 500 Kunden von E-Recruiting-Software-Anbietern.

Die gelisteten Aspekte liegen von der Gewichtung her relativ nah beieinander. Recruiter wünschen sich ein besonders nutzerfreundliches Tool (98 %). Dabei vergessen sie nicht, dass auch die Nutzerfreundlichkeit für Bewerber – ganz im Sinne der Candidate Journey – ausgesprochen wichtig ist. Mehrseitige Bewerbungsformulare schlagen Interessenten nicht selten in die Flucht. Jobsuchende favorisieren die Bewerbung per E-Mail oder via kurzem Online-Formular. Idealerweise können Kandidaten sogar alles über das Smartphone oder das Tablet erledigen. (Stichwort: mobile Bewerbung)

Die Pflege und Verwaltung von Bewerberdaten gehört wohl zu den standardisierten Kernfunktionen jedes Systems. Genauso wie das Management der Bewerbungseingänge. Macht Sinn 😉. Am besten ist, wenn diese durch Übersichtlichkeit und unkomplizierte Handhabe überzeugen. Der direkte Draht zu den Talenten sollte ebenfalls nicht zu kurz kommen. Das schließt eine im Bewerbermanagementsystem implementierte Korrespondenzmöglichkeit genauso wie die Veröffentlichung von neuen Stellenausschreibungen mit ein.

Datensicherheit und Preisstrukturen, die IT und den Einkauf erfreuen

Der Aspekt Datensicherheit dürfte insbesondere für die IT von besonderem Interesse sein. Jeder Bewerber hat das Recht auf Datenschutz. Das gilt genauso uneingeschränkt, wenn eine Recruiting-Software zum Einsatz kommt. Diese muss (mindestens) die Sicherheitsstandards gemäß Bundesdatenschutzgesetz gewährleisten können.

Für den Einkauf spielt wiederum das Preis-Leistungsverhältnis eine entscheidende Rolle. Maximale Effizienz für kleines Geld. Wer wünscht sich das nicht? Die teuerste Lösung muss nicht immer die beste sein. Wer genau den Bedarf überprüft und die Angebote vergleicht, findet vernünftige Alternativen. Im Idealfall zahlen Sie dann wirklich nur das, was Sie wirklich nutzen. Einige Systeme lassen sich durch Module und Paketoptionen flexibel ausgestalten. Das bietet insbesondere für Preisbewusste eine gute Perspektive.

Sollten Sie einen Sparringspartner benötigen, der Ihnen bei der Suche nach einem geeigneten Managementsystem hilft … Sie wissen ja, wo Sie uns finden. Ansonsten halten wir Sie mit unseren Tipps zum Thema Bewerbermanagement weiter auf dem Laufenden – versprochen.

Autorin: Tina Schwarze

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