Bewerbung via WhatsApp: Vorteile für Bewerbende und Recruiting-Verantwortliche

Wie viele WhatsApp-Nachrichten haben Sie heute schon verschickt oder erhalten? Für viele von uns gehört WhatsApp ganz selbstverständlich zum Alltag. Ist es daher nicht naheliegend, WhatsApp ins Recruiting zu integrieren? Zum Beispiel als vereinfachte Bewerbungsmöglichkeit? Wir zeigen, wie die Bewerbung via WhatsApp funktioniert. Spoiler: Es ist gar nicht so schwer und auf jeden Fall datenschutzkonform.

Ob innerhalb des Freundeskreises, der engsten Kolleg*innen, der Familie, von Sport- und Interessensgemeinschaften – WhatsApp ist ein beliebter Kanal für die schnelle und unkomplizierte Kommunikation. In Deutschland wird die App von Menschen aller Altersgruppen gerne und häufig genutzt (Quelle: Statista, 2022):

• Der Anteil der 14- bis 39-jährigen Nutzenden liegt bei 92 %.
• Bei den 40- bis 49-Jährigen sind es immerhin noch 87 %.
• Und auch 84 % der 50- bis 59-Jährigen nutzen die App.

Dabei ist WhatsApp nicht nur in Deutschland beliebt. Weltweit ist der Messenger mit über zwei Milliarden Nutzenden äußerst gefragt.

Bewerbung via Messenger: Ist das erlaubt und praktikabel?

Es ist nicht mehr unüblich, Kundendienste via WhatsApp zu kontaktieren oder einen Arzttermin über den Messenger zu vereinbaren. WhatsApp ist ein favorisiertes Kommunikationsmedium – das haben Unternehmen und Anbieter längst erkannt. Insofern liegt es eigentlich auf der Hand, die Anwendung systematisch in das Recruiting einzubinden.

Für die meisten Personen ist WhatsApp aufgrund der privaten Nutzungsgewohnheiten bereits vertrautes Terrain. Die Funktionen sind bekannt und es fällt Nutzenden leicht, Informationen zu teilen oder bei Bedarf Dokumente zu verschicken. Warum sollte dies nicht gezielt genutzt werden?

Zugegeben, es mag bei Unternehmen Bedenken hervorrufen.

• Personalverantwortliche sehen sich möglicherweise schon mit dem Smartphone hantieren und parallel zum herkömmlichen Bewerbungsverfahren mit einem Mehraufwand konfrontiert.
• Richtig ist zudem, den Datenschutz kritisch zu hinterfragen. Schließlich werden im Zuge des Bewerbungsprozesses personenbezogene Daten ausgetauscht.

Beide Sorgen möchten und können wir nehmen. Es gibt Lösungen wie PitchYou, die die Bewerbung und Kommunikation über WhatsApp auf smarte und datenschutzkonforme Weise erleichtern – sowohl für Bewerbende als auch für Unternehmen.

WhatsApp im Recruiting: So funktioniert es

Im Grunde ist es gar nicht schwer, WhatsApp in den Recruiting-Prozess zu integrieren. Ein QR-Code kann beispielsweise prominent auf die Kontakt- und Bewerbungsmöglichkeit aufmerksam machen. Dieser lässt sich variabel platzieren: auf mobilen Werbeflächen, Out-of-Home-Maßnahmen, Displays, Roll-ups, T-Shirts, Postkarten, Flyer und, und, und. Ebenso ist es möglich, mit einem Link in der Stellenanzeige auf die Bewerbung via WhatsApp hinzuweisen.

Sobald Interessierte den QR-Code bzw. Link aufrufen, gelangen sie zum WhatsApp-Chat. Die Bewerbung startet nach Zustimmung der Datenschutzverordnung in Form eines Interviews. Screening- bzw. Qualifizierungsfragen fordern Bewerbende zur Angabe ihrer persönlichen Daten auf. Die entsprechenden Fragen werden im Vorfeld vom Unternehmen festgelegt und dann automatisiert im Chat an die Kandidat*innen ausgespielt. Über den Detailgrad der Fragen kann die Qualität der Angaben gesteuert werden. Bei Bedarf und Verfügbarkeit laden Bewerbende ihren Lebenslauf direkt im Chat hoch.

Exemplarische Ansicht einer Bewerbung via WhatsApp.

Die durch die Screening- bzw. Qualifizierungsfragen erfassten Daten werden direkt in das Bewerbermanagementsystem übertragen. Die Bewerbung ist damit ebenso wie beispielsweise Bewerbungen über die Karriere-Website direkt im System hinterlegt.

Dabei ist die Anwendung keine Einbahnstraße. Ist die Kontaktaufnahme über WhatsApp gestartet, können Rekrutierende den Dialog mit Bewerbenden persönlich fortführen. PitchYou integriert WhatsApp auf smarte Weise in die Arbeitsumgebung des Bewerbermanagementsystems.

WhatsApp als einfache, mobile Bewerbungsalternative

Für Jobinteressierte wird damit eine attraktive Zusatzoption geschaffen, sich einfach, mobil zu bewerben. Besonders für Unternehmen, die viele Bewerbungsabbrüche feststellen oder erkennen, dass bestimmte Zielgruppen Schwierigkeiten mit dem herkömmlichen Bewerbungsweg haben, kann dies von großem Nutzen sein.

Ein zusätzlicher Vorteil: Die Geschwindigkeit im Bewerbungsprozess nimmt zu. In der Regel kommen Dialoge über den Messenger im Vergleich zur E-Mail-Kommunikation deutlich schneller zustande. WhatsApp-Nachrichten werden innerhalb von max. 15 Minuten gelesen und zügig beantwortet.

Nun mag sich schnell der Gedanke einschleichen, dass sich das Angebot primär auf Jüngere ausrichtet. Erfahrungswerte und Auswertungen von PitchYou zeigen jedoch, dass alle Altersgruppen gut auf die Bewerbungsmöglichkeiten ansprechen und diese annehmen:

• 82 % schließen die Bewerbung via WhatsApp ab.
• 60 % laden ihren Lebenslauf hoch.

Sollte ein Chat bzw. Interview unterbrochen werden, kann die Bewerbung zu einem späteren Zeitpunkt wieder aufgenommen werden. Die Konversation ist 24 Stunden verfügbar. Eine Erinnerungsfunktion macht Kandidat*innen darauf aufmerksam, das Interview fortzuführen und die Bewerbung abzuschließen.

Mehr Zielgruppen durch Mehrsprachigkeit erreichen

Besonders interessant ist, dass heute schon 1/3 der Bewerbungen über die Anwendung nicht auf Deutsch erfolgen. Das heißt, die Option ist als mehrsprachige Lösung vor allem auch für das Recruiting von Arbeitskräften aus dem Ausland attraktiv.

Eine integrierte Übersetzungsautomatik macht es einfach. Die Screening- bzw. Qualifizierungsfragen erfolgen automatisch in der im Smartphone ausgewählten Sprache. Somit werden Sprachbarrieren reduziert und der Radius zur Personalgewinnung wird deutlich größer.

Wie steht es um den Datenschutz?

In Bezug auf WhatsApp drängt sich die Frage nach dem Datenschutz unweigerlich auf. Schließlich gibt es klare rechtliche Vorgaben zur Verarbeitung und Weitergabe personenbezogener Daten. Da bildet ein Bewerbungsprozess via WhatsApp keine Ausnahme.

Zu beachten ist daher, dass nicht jede WhatsApp-Variante als Bewerbungsoption geeignet ist. Das heißt konkret: Eine gewerbliche Nutzung der im privaten Umfeld verwendeten WhatsApp-Variante ist durch die Nutzungsbedingungen des Messengers generell ausgeschlossen. Für Unternehmen bieten sich indes spezifische Lösungen, darunter die WhatsApp Business Platform.

Dies stellt sicher, dass mit den sensiblen Bewerberdaten datenschutzkonform umgegangen wird. Um den Bewerbungsprozess über WhatsApp zu starten, müssen die Nutzenden ihre ausdrückliche Zustimmung geben. Erst dann ist ein Interview zur Bewerbung möglich. Darüber hinaus wird gewährleistet, dass die Datenverarbeitung über die Schnittstelle von PitchYou vollständig über Server in Deutschland läuft.

Fazit

Die Bewerbung via WhatsApp ist zweifelsohne eine gute Ergänzung zum herkömmlichen Bewerbungsweg. Vor allem bei Recruiting-Kampagnen via Out-of-Home, Social-Media oder Display-Werbung, aber auch bei Infoveranstaltungen kann die einfache Bewerbungsmöglichkeit aktivierend wirken. Denkbar ist, die Option ebenso auf der Karriere-Website einzusetzen, um eine niedrigschwellige Bewerbung anbieten zu können. Einschränkungen gibt es allerdings hinsichtlich der Platzierung eines Links in Online-Stellenveröffentlichungen. Einige Jobbörsen lassen keine alternativen Bewerbungsmöglichkeiten zu.

Von Vorteil ist, dass ausgewählte Bewerbermanagementsysteme bereits die Option der Bewerbung via WhatsApp integriert haben bzw. integrieren können. So lässt sich der Bewerbungsprozess ein weiteres Mal vereinfachen, ohne den Arbeitsaufwand für Recruiting-Verantwortliche zu steigern. Die Daten aus der Bewerbung via WhatsApp werden genauso wie andere Bewerbungen, beispielsweise über ein Formular, im Bewerbermanagementsystem abgespeichert und sind zentral verfügbar.

Die Einsatzbereiche von WhatsApp als Bewerbungskanal sind vielfältig.

• Es kann beispielsweise hinsichtlich der Gewinnung von Arbeitskräften aus dem Bereich Blue Collar sinnvoll sein.
• Zudem mag es für Berufseinsteiger*innen mit wenig Bewerbungserfahrung eine dankbare Option sein.
• Auch bei der Personalgewinnung ausländischer Arbeitskräfte kann die Bewerbung via WhatsApp durch die Übersetzungsautomatik einen Mehrwert schaffen.

Oder kurz gesagt: Recruiting via WhatsApp macht überall dort Sinn, wo eine möglichst einfache und flexible Art der Bewerbung angeboten werden soll.

Titelbild: Pixabay/© Webster2703

Hinweis: Aus Gründen der leichteren Lesbarkeit wird in einzelnen Fällen auf eine geschlechtsspezifische Differenzierung verzichtet. Entsprechende Begriffe gelten im Sinne der Gleichbehandlung für alle Geschlechter.