Bewerbermanagementsysteme für Kliniken: So finden Sie die passende Software

Bewerbermanagementsysteme schaffen Mehrwerte, indem sie sowohl KandidatInnen als auch unternehmensinterne Nutzergruppen im Bewerbungsprozess optimal unterstützen. Insbesondere im Einsatz für Krankenhäuser kommen jedoch einige Softwarelösungen an ihre Grenzen. Das Manko: Sie können die individuellen Prozesse und Anforderungen nicht oder nur unzureichend abbilden, da es sich um unflexible Standardlösungen handelt. In unserem Überblick fassen wir wesentliche Anforderungen zusammen, die ein Bewerbermanagementsystem für Kliniken erfüllen sollte.

Ziel von Bewerbermanagementsystemen ist es, durch die Digitalisierung von Recruiting-Prozessen ein schnelleres und effizienteres Besetzen vakanter Stellen zu ermöglichen. Zum Beispiel, indem KandidatInnen eine einfache Art der Bewerbung zur Verfügung steht und Personal- sowie Stellenverantwortlichen bei der Ausschreibung und in der Bewerberverwaltung bedarfsgerecht unterstützt werden.

Doch insbesondere HR-Systeme (als Gesamtlösung) mit integrierten Recruiting-Modulen mangelt es vielfach an Flexibilität und Funktionalität, um die speziellen Anforderungen von Kliniken abbilden zu können. Ein Kritikpunkt, der in Gesprächen mit Recruiting-Verantwortlichen und AnwenderInnen aus dem Gesundheitswesen immer wieder genannt wird. Gut beraten sind Krankenhäuser mit einem eigenständigen, spezialisierten System, das sich an die bestehenden Strukturen und Abläufe anpasst, individuell erweitert werden kann und per Schnittstelle an die etablierte HR-Software angebunden wird.

Welches ist nun die passende E-Recruiting-Lösung? Was muss ein System grundsätzlich leisten, um Kliniken zielgerichtet im Recruiting-Prozess zu unterstützen? Gewiss hat jede Einrichtung, jede Abteilung, jedes MVZ eigene Anforderungen an eine Software zur Bewerberadministration. Im Vergleich lassen sich jedoch Bedarfe identifizieren, die in Beratungsgesprächen mehrheitlich als wichtig oder sogar als obligatorisch formuliert werden.

Komplexe Organisationsstrukturen abbilden und Datenschutz berücksichtigen

Die komplexen Organisationsstrukturen eines Klinikverbundes oder eines Universitätsklinikums erfordern von einem System einen hohen Grad an Anpassungsfähigkeit. Eine Bewerbermanagementsoftware sollte sowohl Gesellschaftsstrukturen als auch Hierarchien abbilden und Rollen mit spezifischen Nutzungsrechten berücksichtigen können.

In diesem Zusammenhang ist es wichtig, dass Bearbeitungs- und Sichtrechte gesellschaftsabhängig festgelegt werden können, um jederzeit sicherzustellen, dass BenutzerInnen nur die Informationen sehen, die sie wirklich sehen dürfen.

Individuelle Recruiting-Prozesse bedarfsgerecht abbilden

Nicht immer wird der Recruiting- und der Auswahlprozess über die Personalabteilung abgebildet. Bei der Suche nach ärztlichem Personal oder Pflegepersonal läuft dies zumeist direkt über zuständige Chefärzte und Chefärztinnen bzw. die Pflegedienstleitung. Hier werden Bewerbungen und Anfragen entgegengenommen, gesichtet, bewertet und beantwortet.

Dafür braucht es ein System, das ebenso Stellenverantwortliche in den Fachabteilungen bei der Bewerberadministration und -kommunikation bestens unterstützt. In der Regel handelt es sich dabei um sogenannte GelegenheitsnutzerInnen. Das meint Personen, die wenig Routine im Umgang mit einem System entwickeln. Für sie ist eine intuitive und einfache Handhabe ein Muss. Andernfalls besteht die Gefahr, dass diese wichtige Nutzergruppe das Bewerbermanagementsystem ablehnt und Prozesse weiterhin analog ablaufen.

Prozesse sinnvoll verschlanken und Zeit sparen

Vergessen wir nicht: Zeit ist ein entscheidender Faktor in der Personalgewinnung. Wer Bewerbende zu lange warten lässt, verliert sie. Unter Umständen haben KandidatInnen bereits ein Angebot vom Wettbewerb, der schneller war. Oder sie empfanden die langen Wartezeiten als wenig wertschätzend und haben sich inzwischen umorientiert.

Der Einsatz einer Bewerbermanagementsoftware kann die Bewerberadministration vereinfachen und beschleunigen, so dass KandidatInnen schneller Rückmeldungen erhalten. Zum Beispiel durch

• definierte Workflows, die den Aufwand reduzieren und Abstimmungswege verkürzen.
• automatisierte Benachrichtigungen, Checklisten, Wiedervorlage- sowie Erinnerungsfunktionen, die das Aufgabenmanagement unterstützen
• E-Mail-Vorlagen, die eine ideale Grundlage für die Korrespondenz mit Bewerbenden bieten.
• Schnittstellen, die eine unkomplizierte Übernahme von Bewerberdaten in das eigene HR-System ermöglichen

Gremien berücksichtigen und rechtzeitig einbeziehen

In vielen Organisationen müssen Interessensvertretungen und Gremien, wie etwa Betriebs- bzw. Personalrat, Gleichstellungsbeauftragte und die Schwerbehindertenvertretung, rechtzeitig in den Recruiting-Prozess miteinbezogen werden. Sie haben in der Regel ein Mitbestimmungsrecht.

Auf Wunsch kann dies systemgestützt erfolgen, damit alle relevanten Instanzen ab der Stellenbedarfsmeldung den gesamten Ausschreibungs-, Bewerbungs- und Entscheidungsprozess frühzeitig begleiten können. Zum Beispiel durch:

• Sichtrechte auf Stellenausschreibungen und Bewerbungsunterlagen
• Digitale Zustimmung / Ablehnung bei der Einstellung neuer Mitarbeitenden

Bewerbungen und Aufgaben immer im Blick

Ein Bewerbermanagementsystem sollte Transparenz schaffen, indem es einer Personalabteilung bzw. den Stellenverantwortlichen ein Monitoring aller nachgelagerten Prozesse erleichtert.

Auf einen Blick sollte ersichtlich sein,

• welchen Bearbeitungsstatus eine Bewerbung hat und welche Bewertung vorliegt.
• welche Aufgaben von den Fachabteilungen zu erledigen sind, wo ein Feedback überfällig, eine Zusage erforderlich oder eine Absage ausstehend ist.
• welches die Top-Kandidaten je Position sind.

Jobs via Multiposting ausschreiben

Eine Bewerbermanagementlösung, die unter anderem das Multiposting von Jobangeboten ermöglicht, spart zusätzlich Zeit und Kosten. Der Vorteil: In nur wenigen Klicks lassen sich Stellenanzeigen medienspezifisch und im eigenen Corporate Design aufbereiten und dann per Schnittstelle ganz einfach unter anderem hier platzieren:

• auf der eigenen Website, z. B. im Karrierebereich
• im Intranet
• in generalistischen oder berufsgruppenspezifischen Jobbörsen
• bei der Agentur für Arbeit
• in sozialen Netzwerken

Für RecruiterInnen liegt der Vorteil vor allem darin, dass durch das Multiposting alles in einem Arbeitsvorgang erledigt werden kann. Auch zeitversetztes Posten ist möglich: Zunächst im Intranet oder auf der Karriereseite und nachfolgend auf externen Plattformen.

Werden die Erkenntnisse durch die Anzeigenschaltung via Multiposting und die Daten aus dem Bewerbermanagementsystem zusammengeführt, sind aussagekräftige Effizienzanalysen möglich. Beispielsweise, über welche Kanäle die qualifiziertesten BewerberInnen kamen. Diese Auswertungen liefern wichtige Erkenntnisse für nachfolgende Ausschreibungen. Stellen können zukünftig genau in den Medien platziert werden, die den quantitativ und qualitativ besten Rücklauf brachten.

So finden Sie das richtige System

Um das passende Bewerbermanagementsystem zu identifizieren, empfehlen wir,

• die eigenen Anforderungen in Rücksprache mit allen Prozessbeteiligten zu sammeln und zu priorisieren
• eigene Prozesse vor Beginn des Projektes zu hinterfragen und ggf. neu zu definieren
• eine Software zu wählen, die sich durch Schnittstellen in die bestehende Systemlandschaft integrieren lässt und mit den zukünftigen Anforderungen mitwachsen kann
• sich für eine flexible Lösung zu entscheiden, die Anpassungen je nach Organisation ermöglicht

Letztendlich ist eine Software immer auch Vertrauenssache. Nehmen Sie sich auf jeden Fall die Zeit, ein System und dessen Anbieter kennenzulernen, z. B. in Form einer individuellen, ausführlichen Online-Präsentation. So gewinnen Sie einen ersten Eindruck davon, wie zugänglich die Software ist und wie intuitiv zu bedienen. Spielen Sie Ihren Prozess durch und stellen Sie jederzeit Fragen.

In der Regel stellt man Ihnen einen Demozugang zur Verfügung, so dass Sie das System im Nachgang auf Herz und Nieren prüfen können. Je intensiver Sie sich damit auseinandersetzen, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass Sie das passende System für Ihre Organisation finden.

Wenn Sie möchten, beraten wir Sie gerne – ganz persönlich und unverbindlich.

Titelbild: Pexels: © Andrea Piacquadio

Hinweis: Aus Gründen der leichteren Lesbarkeit wird in einzelnen Fällen auf eine geschlechtsspezifische Differenzierung verzichtet. Entsprechende Begriffe gelten im Sinne der Gleichbehandlung für alle Geschlechter.