6 Gründe für ein strategisches Offboarding

Zumeist gibt es mehrere berufliche Stationen in einem Arbeitsleben. Das ist heute nicht weiter ungewöhnlich. Neben dem Willkommenheißen gehört für Arbeitgeber also auch immer das Abschiednehmen dazu. Zwei Phasen, in denen HR als professioneller Begleiter und Partner gefragt ist. Dass insbesondere die Austrittsphase, das sogenannte Offboarding, allerdings noch viel zu selten strategisch erfolgt, offenbaren aktuelle Studienergebnisse. Anhand von 6 Gründen zeigen wir Ihnen, warum ein gutes Trennungsmanagement so bedeutend ist.

Zu Beginn eines Arbeitsverhältnisses stehen neben den administrativen Tätigkeiten vor allem die fachliche Einarbeitung und die soziale Integration der neuen Mitarbeitenden auf dem Plan. Dieser Prozess, den HR maßgeblich mitverantwortet, wird als Onboarding bezeichnet.

Dem Pendant dazu, dem Offboarding, wird leider noch deutlich weniger Aufmerksamkeit geschenkt. Eine aktuelle Studie von Kienbaum zeigt, dass es in der Praxis zu häufig an konkreten Vorgaben und Kenntnissen über Prozessschritte und Verantwortlichkeiten mangelt: 48 % der befragten Unternehmen haben keine klar definierte Offboarding-Strategie.

Was bedeutet Offboarding?

Doch bevor wir thematisch weiter einsteigen, möchten wir die Gelegenheit nutzen, den Begriff Offboarding kurz zu skizzieren.

Offboarding bezeichnet einen strukturierten Prozess im Personalmanagement, der Mitarbeitende in der Endphase eines Arbeitsverhältnisses bzw. in der Austrittsphase systematisch begleitet und unterstützt. Alternativ wird dieser auch als Exit-Management oder Trennungsmanagement bezeichnet. Im Idealfall stellt der Prozess einen angemessenen, respektvollen sowie rechts- und betriebssicheren Austritt sicher.

Zum Offboarding gehören auf der einen Seite administrative Aspekte, wie die Klärung von Rahmenbedingungen (z. B. letzter Arbeitstag, Urlaubs- und Überstundenansprüche), die Übergabe der Arbeitsmaterialien und -ausstattung oder die Sperrung oder Löschung von Benutzerkonten. Auf der anderen Seite gibt es die sozio-emotionale Komponente. Das bedeutet, auf die persönliche Perspektive und Wahrnehmung des ausscheidenden Mitarbeitenden einzugehen. Im Fall einer Kündigung sollten in einem Exit-Gespräch beispielsweise Trennungsmotive und unerfüllte Erwartungen thematisiert werden.

Gründe für eine Offboarding-Strategie

Das Offboarding zählt zweifelsohne zu den herausforderndsten Aufgaben des (HR-)Managements, denn die Endphase eines Arbeitsverhältnisses ist eine der emotionalsten im Employee Lifecycle – also der Laufbahn eines Mitarbeitenden in einem Unternehmen. Hier muss HR zum einem die Interessen des Unternehmens vertreten. Zum anderen gilt es, Mitarbeitenden einen wertschätzenden Austritt zu bereiten.

Klar ist auch: Für ein gelungenes Offboarding braucht es die Unterstützung durch den jeweiligen Fachbereich und das Verständnis für die Relevanz. Eine Strategie kann die Basis dafür schaffen, indem sie die Notwendigkeit verdeutlicht und die Aufgaben sowie Verantwortlichkeiten definiert.

Möglicherweise helfen Ihnen die nachstehenden Gründe als Argumentationsgrundlage und leisten einen Beitrag zur höheren Akzeptanz der Offboarding-Strategie in Ihrem Unternehmen.

1. Positives Arbeitgeberimage stärken

Ehemalige Mitarbeitende wirken durch das Teilen ihrer persönlichen Erfahrungen unmittelbar auf die Arbeitgebermarke ein. Sie sind auch nach dem Austritt wichtige MarkenbotschafterInnen und können in ihrem Umfeld zu FürsprecherInnen für das Unternehmen werden. Empfehlungen von Freunden und Bekannten werden als besonders vertrauenswürdig wahrgenommen. Die beste Werbung für Ihr Unternehmen als Arbeitgeber.

2. Feedback für Verbesserungen

Werden Trennungsmotive systematisch erfasst, können Arbeitgeber Verbesserungspotenziale ableiten. Voraussetzung ist, dass in Exit-Gesprächen eine offene Kommunikation ermöglicht wird, um die wahren Gründe analysieren zu können. Denkbar ist ebenso die Erhebung über einen schriftlichen Fragebogen oder über eine Software, z. B. wenn die Umstände kein persönliches Gespräch zulassen. Der Vorteil einer standardisierten Befragung ist, dass sie strukturierte und vergleichbare Daten generiert.

3. Wissenstransfer sichern

Mitarbeitende sind WissensträgerInnen. Sie haben im Zuge ihrer Tätigkeit für ein Unternehmen nicht nur ihr persönliches, fachliches Know-how eingebracht und erweitert, sondern ebenso Prozessabläufe mitgestaltet und gesichert. Idealerweise wirken ausscheidende Mitarbeitende an einer geordneten Übergabe inklusive Dokumentation mit, um den Wissenstransfer an Nachfolgende zu gewährleisten.

4. Rückgewinnungsoption nutzen

Gute Mitarbeitende lässt man in der Regel nur ungern ziehen. Die Option eines Wiedereinstiegs sollte daher im Zuge des Offboardings klar kommuniziert werden. Durch den Aufbau eines Alumni-Netzwerkes kann zu ehemaligen KollegInnen Kontakt gehalten werden.

Ein nachhaltiger Trennungsprozess begünstigt allerdings nicht nur, dass Ehemalige als Mitarbeitende zurückkehren. Ebenso ist es möglich, dass sie als KundInnen erneut Kontakt zum Unternehmen aufnehmen.

5. Negative Konsequenzen vermeiden

Bisweilen führen Kündigungen zu Konflikten. Vor allem dann, wenn die Kündigungen vom Unternehmen ausgehen. Bestandteil des Offboardings kann eine professionelle Orientierungsberatung sein, um Mitarbeitende bei einem beruflichen Neubeginn zu unterstützen.

Wichtig ist zudem, Spannungen im Team abzuwenden. Die anderen Teammitglieder sollten über die Kündigungsgründe sachlich informiert werden, um Unsicherheiten und Spekulationen zu vermeiden.

6. Datenschutz und -sicherheit wahren

Jedes Unternehmen muss dafür Sorge tragen, dass personenbezogene und sensible Daten zu jedem Zeitpunkt geschützt sind. Gerade bei fristlosen Entlassungen oder unerwarteten Kündigungen ist eine zügige Regulierung der Zugriffsrechte erforderlich.

Eine Offboarding-Strategie für mehrere Szenarien

Eine grundlegende Strategie für das Offboarding ist das A und O. Bestenfalls sollte diese sich den Umständen des Austritts entsprechend anpassen lassen oder gleich zu Anfang diverse Szenarien berücksichtigen. Zu differenzieren ist etwa zwischen

• der Kündigung durch Arbeitnehmende
• der Kündigung durch den Arbeitgeber
• der Verabschiedung in den Ruhestand
• das durch Krankheit bedingte Ausscheiden von Arbeitnehmenden

Genauso kann das Offboarding Anwendung finden, wenn Mitarbeitende ein Unternehmen temporär verlassen, etwa im Zuge der Elternzeit oder eines Sabbaticals. Hier können ebenfalls einzelne Maßnahmen zum Einsatz kommen.

Ein gelungenes Offboarding kennzeichnet sich vor allem durch

• einen wertschätzenden sowie respektvollen Umgang miteinander
• das Interesse daran, mit dem Verständnis für eine Entscheidung oder besser noch im Guten auseinanderzugehen.

Und das sollte doch aller Mühe wert sein.

Titelbild: Unsplash: © Nathan Dumlao

Hinweis: Aus Gründen der leichteren Lesbarkeit wird in einzelnen Fällen auf eine geschlechtsspezifische Differenzierung verzichtet. Entsprechende Begriffe gelten im Sinne der Gleichbehandlung für alle Geschlechter.